什么是数据维护，数据维护的管理指南？-广东广州深圳佛山东莞360全景VR全景720航拍全景网上展厅3D展厅数字展厅

再精美的盒子装了垃圾，你和其他人打开盒子也只能得到垃圾。是的，我们说的就是CRM中的数据。糟糕的数据质量会降低CRM的作用，那些错误、不正确、不完整的数据会直接影响最终用户对CRM的评价，甚至让他们认为CRM不再有用。相反，干净的数据可使您的CRM平稳运行，这意味着联系人和潜在客户的资料是最新的，销售管道反映了真实的销售进度，各项统计数据都有迹可寻并且能够用于预测未来的趋势。换句话说，干净的数据对于您的CRM能否产生回报至关重要。现在，我们分享一些实践来帮助您管理和维护CRM数据，使之保持整洁一致并发挥其最大价值。

按个人意愿随意命名会给其他用户造成理解困难，虽然CRM允许您为某个名称字段简单赋值，但给定规范完整的名称则能更准确地描述该信息。请通过创建命名标准来保持数据的一致性，这是一种使CRM数据变得“漂亮”的简单有效的方法。当然，如果您位于特定行业或领域，并且有独特的命名约定，那些也请将这些告知所有使用CRM的员工。

知道在输入数据时使用哪种格式是维持数据完整性的关键。CRM中的数据是由很多种不同类型的字段所组成的，除了固定的字段（软件厂商预先设计好的、且不允许修改其类型的字段），CRM系统还支持创建扩展字段。因此，为这些扩展字段指定类型和输入规则是CRM实施过程中很重要的一步。

比如指定哪些字段是数值或日期，哪些字段可以自由输入，哪些字段只能从多个选项中选择一个，哪些字段可以同时选择多个选项，哪些字段需要与CRM的业务实体关联（业务实体是指诸如客户、订单这样的数据）等等。通过指定正确的数据输入规则，您的CRM数据将能够更加准确和详细地描述您的业务。

CRM几乎不可避免地会积累重复的记录，但事先建立好查重机制，可以大量减少数据的冗余。比如您既可以对客户名称进行查重判定，还可以通过手机、座机电话和邮箱来进行复合信息查重。

如果CRM系统还是产生了重复记录（比如事实上是同一个客户，但其可能具有不同的名称或电话号码），您也可以将之合并。由于这些重复记录可能分别有多个相关的子记录，所以不要简单地删除它们，而是将所有相关信息合并到一起。

您的CRM存储了与客户相关的所有数据，这些数据是重要的资产，您需要对这些数据的使用方式和敏感性进行确认。通过在CRM系统中设置权限，并指定每个角色分别可以访问哪些字段来限制用户对数据的访问，将有助于您防止数据泄露和不当的修改。

如果有很多记录的某些字段表述不完整或描述得不准确，您就可以通过CRM系统提供的批量编辑功能来快速修改这些数据集。批量编辑能够对多个选定的记录进行共性字段的修改（诸如类型、行业、地区等具有共性的字段），但那些诸如名称、电话等具有唯一性的字段则不在批量编辑的范围内。

CRM系统管理员可以对很多表单中的扩展字段进行一些配置，以减少不良数据输入的可能性。

1、尽量减少使用自由文本字段
最终用户手动输入的数据越多，出现错误的可能性越大。所以，请尽可能使用下拉菜单或选择型字段。

2、必填字段
将特定字段设为必填字段可以保持数据的完整性，但过多不必要的“必填字段”，很可能会影响最终用户的心情和效率。

3、预设规则
强制执行特定数据输入格式的规则。比如某个字段需要收集日期，那么就为其指定可以弹出日期选择框的“日期格式”，而不是让用户去手动录入日期；某个字段需要在A,B,C三个之中选择一个，那么就为其建立一个单选下拉框的输入规则。

活用CRM系统的自动化功能，可以节约用户手动编辑数据的时间，还能使数据更加完整且更符合企业实际的业务表述。在应用CRM的过程中，用户由于要填写的数据较多，所以有时他们会在某些地方尽量不录入数据，这就影响了CRM数据的完整性和准确性。通过自动化来完善这些信息，会使CRM中的数据更加完整和规范。

如果您刚开始使用CRM，请遵循以上方法避免垃圾数据。如果您已经使用了CRM并被垃圾数据所淹没，您也可以使用以上方法来解除烦恼。虽然执行这些数据维护操作可能会花费一些时间，但是与之提供的好处相比，这是非常值得投入的。这是因为，CRM和它所保存的数据都很有价值，后者尤甚。通过管理和维护一个完整、准确和拥有最新信息的CRM数据库，您将从CRM的应用中获得最大收益，比如更深刻地理解客户，更快地发现更多的销售机会，更准确地洞察趋势和制定销售策略等等。

来源：营销圈（https://www.yingxiaoo.com/）

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